Från papperslappar till smidigare order och fakturering
Sillströms Åkeri | TransFlow transportledningssystem
Sillströms Åkeri ville få bättre kontroll över sina transportuppdrag och minska den manuella hanteringen. Med TransFlow samlas orderhantering, information till förare och registrering av utfört arbete i ett digitalt arbetsflöde som förenklar vägen vidare till fakturering.
Vårt uppdrag
Sillströms Åkeri ville ta större kontroll över hanteringen av sina transportuppdrag och minska det manuella arbetet. Tidigare byggde delar av processen på pappersunderlag som behövde hanteras och föras vidare inför fakturering.
Internetmedias uppdrag blev därför att utveckla ett digitalt arbetsflöde som knyter ihop fler delar av processen, från att en order skapas och fördelas till förare, till att utfört arbete registreras och kan ligga till grund för fakturering. I TransFlow kan administratörer hantera order och förare få den information de behöver för att genomföra och registrera arbetet direkt i systemet.
Målet var att skapa bättre ordning i flödet, minska den manuella hanteringen och göra vägen från genomfört uppdrag till fakturering enklare.
Projektgrupp
Projektet genomfördes av vårt team på Internetmedia med kompetenser inom projektledning, webbdesign och produktion.
Joakim Persson, projektledning • Jonas Carboo, webbdesign • Albin Eliasson, webbutveckling och produktion • Anders Wickman, systemutveckling
Digital orderhantering = mindre manuellt arbete
I TransFlow skapas och hanteras transportuppdrag digitalt med information om kund, fordon, orderrader och transportuppgifter. Det minskar behovet av manuella underlag och samlar mer av arbetsflödet på ett och samma ställe.
Rätt information till föraren = enklare arbetsflöde
När en order är redo får föraren tillgång till informationen som behövs för uppdraget. Efter utfört arbete registreras tid, antal och eventuella anteckningar direkt på ordern.
Registrerat arbete = snabbare väg till fakturering
När arbetet registreras blir uppgifterna tillgängliga för fakturering utan att hela ordern behöver vara avslutad. Det ger Sillströms ett smidigare flöde från genomfört arbete till fakturaunderlag.
Utmaningen: från pappersunderlag till digital transportledning
Sillströms Åkeri ville få bättre kontroll över sina transportuppdrag och minska beroendet av manuella arbetssätt och andra system. Tidigare hanterades delar av flödet med pappersunderlag som samlades in efter utfört arbete och sedan behövde föras in manuellt inför fakturering.
Det skapade extra administration, framför allt för ekonomiavdelningen. Målet blev därför att skapa ett mer sammanhängande arbetssätt där informationen följer med genom hela processen, från beställning och utförande till fakturering.
Lösningen: TransFlow samlar orderhanteringen
Tillsammans med Sillströms utvecklade Internetmedia TransFlow, ett transportledningssystem som samlar hanteringen av transportuppdrag i ett digitalt arbetsflöde.
Administratören kan skapa en order med bland annat kund, fordon, orderrader, transportuppgifter och fakturareferens. När uppdraget är redo görs ordern tillgänglig för föraren, som får den information som behövs för att genomföra arbetet.
På så sätt knyts orderhantering, transportledning och registrering av utfört arbete ihop i samma system, i stället för att information behöver flyttas manuellt mellan olika steg.
Så fungerar TransFlow i praktiken
Ett transportuppdrag börjar med att en order skapas och kompletteras med information om vad som ska utföras, vilket fordon som ska användas samt var transporten ska hämtas och levereras. När ordern går vidare får föraren tillgång till uppdraget och kan efter utfört arbete registrera exempelvis tid, antal och anteckningar direkt på ordern.
TransFlow hanterar olika typer av orderrader, exempelvis arbete som debiteras per timme och artiklar som registreras i antal. Registreringarna blir därefter underlag för fakturering. Systemet gör det dessutom möjligt att påbörja faktureringen av registrerat arbete innan hela ordern är avslutad.
TransFlow fungerar därmed som ett TMS-system anpassat efter Sillströms arbetsflöde, där informationen följer transportuppdraget från order till genomfört arbete och vidare mot fakturering.
Resultatet: mindre administration och enklare fakturering
För Sillströms innebär det nya arbetssättet bättre ordning genom hela flödet. Uppgifter som tidigare behövde samlas in och hanteras manuellt kan i stället registreras i samband med att arbetet utförs.
Förarna får den information de behöver direkt i systemet, samtidigt som administrationen får tillgång till registreringarna som behövs för faktureringen.
Resultatet är ett mer sammanhängande arbetsflöde med mindre manuell hantering och en enklare väg från utfört transportuppdrag till fakturering.
Är det dags att uppdatera din webbsida?
Vill du veta vad som skulle göra störst skillnad på din webb?
Börja med en kostnadsfri webbanalys så får du konkreta förbättringsförslag inom SEO, hastighet och användarupplevelse.